Секретариат

Секретариат — документы административной службы: положение о секретариате, инструкции секретаря и помощника руководителя, регламенты совещаний и работы с корреспонденцией.

Основа — положение о секретариате и инструкция по делопроизводству. Переписку закрывают регламенты работы с входящей и исходящей корреспонденцией, хранение — номенклатура дел. Организационная рутина описана в регламенте организации совещаний и регламенте бронирования переговорных, приём посетителей — в положении о работе с гостями. Кадровый блок — должностные инструкции секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя.

Комплект собирают, когда у руководителя появляется собственный помощник, когда офис перерастает одного администратора или когда приёмная берёт на себя весь входящий поток документов. Он же помогает развести обязанности приёмной и делопроизводителя без пересечений.

Совет из практики: разграничьте в инструкциях помощника руководителя и секретаря доступ к документам. Помощник обычно видит договоры, кадровые и финансовые данные, поэтому его инструкцию стоит дополнить обязанностями по режиму конфиденциальности. Второе — в регламенте совещаний закрепите, кто ведёт протокол и в какой срок он рассылается: без этого решения теряются между встречами.