Договор аренды автомобиля у сотрудника

Договор аренды автомобиля у сотрудника — готовый профессиональный шаблон по праву Российской Федерации для случая, когда работодатель (арендатор) берёт в аренду автомобиль, принадлежащий его работнику (арендодателю).

Документ оформлен по модели аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642–649 Гражданского кодекса Российской Федерации) и чётко отделён от трудового договора и от компенсации за использование личного имущества работника по статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации, что снижает риск переквалификации выплат.

Шаблон содержит все существенные условия (статья 432 ГК РФ): индивидуализацию автомобиля (марка, VIN, государственный регистрационный знак, ПТС, СТС, пробег), цель использования в служебных нуждах, срок аренды, размер арендной платы и порядок её выплаты, распределение обязанностей по содержанию, ремонту и страхованию.

Особое внимание уделено налоговым последствиям: работодатель при выплате арендной платы выступает налоговым агентом и удерживает налог на доходы физических лиц (статья 226 Налогового кодекса Российской Федерации); арендная плата по договору без экипажа не облагается налогом на добавленную стоимость и страховыми взносами; документально подтверждённые арендная плата и эксплуатационные расходы учитываются работодателем в составе расходов по налогу на прибыль (статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации).

Урегулированы порядок допуска работников к управлению и включения их в полис ОСАГО, учёт горюче-смазочных материалов и пробега путевыми листами, обязанности по текущему и капитальному ремонту (статья 644 ГК РФ), ответственность за вред третьим лицам как владельца источника повышенной опасности (статьи 648, 1079 ГК РФ), а также соотношение договора с трудовыми отношениями и материальной ответственностью работника-водителя.

В документе предусмотрены готовые блоки для генерального директора и рядового сотрудника, стандартные разделы о заверениях, форс-мажоре, конфиденциальности и персональных данных, антикоррупционной оговорке, уведомлениях и разрешении споров. Прилагаются акт приёма-передачи, акт возврата и перечень допущенных к управлению лиц с порядком учёта ГСМ.