Проверка МЧД контрагента: как убедиться в полномочиях подписанта

Зачем проверять МЧД контрагента

Принимая электронный документ, подписанный сотрудником контрагента, вы полагаетесь на то, что у него есть полномочия. Если они отсутствуют, документ считается подписанным неуполномоченным лицом, а это создаёт риски и для сделки, и для учёта: договор может быть оспорен, а первичный документ — не принят налоговым органом. Проверка машиночитаемой доверенности — это элемент должной осмотрительности, который защищает вашу компанию от подобных последствий и одновременно служит доказательством добросовестности.

Где и как проверить МЧД

Проверить доверенность можно несколькими путями. Базовый — обратиться к распределённому реестру ФНС по номеру МЧД через сервис проверки: реестр покажет актуальные сведения о доверенности. Удобнее всего проверка выполняется средствами оператора ЭДО, который сверяет подпись подписанта с данными МЧД и реестра автоматически при получении документа. Когда передан XML-файл доверенности, его также можно сверить с реестровой записью, но первичным источником истины остаётся именно реестр, поскольку только он отражает текущий статус.

Что именно проверять

Проверка не сводится к факту существования доверенности. Убедитесь, что её статус — «действует», а не «отозвана»; что не истёк срок (с 1 февраля 2026 года он обязателен и всегда указан); что доверитель — именно та организация, от имени которой получен документ; что представитель совпадает с подписантом по идентифицирующим данным. Главное — проверить объём полномочий: в доверенности должно быть полномочие именно на тот документ, который вы принимаете. С 2026 года рядом с идентификатором указывается наименование полномочия, что облегчает эту сверку. Если в цепочке есть передоверие, проверяется и оно — вплоть до исходной доверенности.

Документальная фиксация проверки

Результат проверки следует сохранять. Это может быть выгрузка из реестра, отметка системы оператора ЭДО или скриншот с датой и номером МЧД. Сохранённый результат подтверждает, что на момент принятия документа вы убедились в полномочиях подписанта, и служит доказательством должной осмотрительности при налоговом контроле или в споре. Я рекомендую хранить фиксацию проверки вместе с самим документом в течение установленных сроков хранения.

Спорные и практические вопросы

Сложные случаи связаны с динамикой статуса доверенности. МЧД может быть отозвана, и важно понимать, что отзыв действует на будущее: документы, подписанные до отзыва действующей доверенностью, сохраняют силу, а подписанные после — нет. При передоверии проверяется вся цепочка полномочий, поскольку передоверенный представитель не может иметь больше прав, чем исходный. Встречается и расхождение полномочий — доверенность есть, но без нужного идентификатора; в таком случае документ принимать нельзя до устранения несоответствия.