Как оформить доверенность на получение документов

Доверенность на получение документов внешне выглядит простым документом, но именно из-за этой кажущейся простоты с ней связано наибольшее число ошибок и отказов государственных органов и контрагентов в выдаче запрашиваемых сведений. Часто доверитель формулирует полномочия слишком общо, забывает указать срок, не учитывает требований к нотариальной форме там, где она обязательна, либо не понимает, что в ряде случаев одной доверенностью охватить весь спектр действий невозможно — отдельно требуется письменное согласие на разглашение врачебной тайны, отдельно — согласие на обработку персональных данных, отдельно — машиночитаемая доверенность для электронного взаимодействия. Эта статья объединяет действующую нормативную базу, разъяснения государственных органов и судебную практику в единый системный обзор, по итогам которого юрист или предприниматель сможет за 30 минут подготовить юридически устойчивую доверенность под конкретную задачу.

Правовая природа доверенности на получение документов

Доверенность как институт российского гражданского права регулируется главой 10 Гражданского кодекса Российской Федерации. По смыслу пункта 1 статьи 185 ГК РФ, доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Применительно к получению документов ключевое значение имеет именно функция представительства: представитель действует от имени доверителя, и юридические последствия его действий возникают непосредственно у доверителя в силу статьи 182 ГК РФ. Это означает, что когда поверенный расписывается за получение оригинала свидетельства или копии документа из архива, такой факт юридически приравнивается к получению этого документа самим доверителем со всеми вытекающими последствиями: переходом ответственности за сохранность документа, началом течения сроков обжалования содержащихся в нём решений, прекращением обязанности государственного органа по выдаче этого документа.

Особенность доверенности на получение документов состоит в том, что её предметом является, как правило, не одно действие, а целая серия фактических действий: подача заявления, расписка в журнале выдачи, заверение копии, оплата государственной пошлины, обжалование отказа. Все эти действия должны быть однозначно охвачены полномочиями представителя — иначе возникает риск, что должностное лицо откажет в выдаче документа со ссылкой на отсутствие полномочия. Пленум Верховного Суда Российской Федерации в постановлении от 23.06.2015 № 25 разъяснил, что объём полномочий представителя определяется содержанием доверенности и применяемыми к ней правилами толкования сделок (статья 431 ГК РФ); при неоднозначности формулировок применяется принцип толкования в пользу того смысла, который соответствует существу сделки.

Кто может выдать доверенность и кому

Право выдать доверенность принадлежит любому дееспособному физическому лицу, индивидуальному предпринимателю, а также юридическому лицу любой организационно-правовой формы. От имени юридического лица в общем случае доверенность выдаёт его единоличный исполнительный орган (генеральный директор, директор, президент) либо лицо, специально уполномоченное уставом или положением о структурном подразделении.

В силу пункта 1 статьи 53 ГК РФ единоличный исполнительный орган действует от имени юридического лица без доверенности, и именно его подпись является основанием возникновения полномочий представителя. Если устав предусматривает, что без доверенности от имени общества действуют двое и более лиц, доверенность может быть подписана любым из них самостоятельно — но только в пределах его компетенции по уставу. Когда совет директоров или общее собрание принимает решение о назначении на должность временно исполняющего обязанности, такому лицу необходимо иметь либо запись в ЕГРЮЛ, либо отдельный документ, удостоверяющий его полномочия (например, нотариально удостоверенную доверенность от генерального директора).

Поверенным (представителем) может выступать физическое лицо, обладающее полной дееспособностью, либо юридическое лицо. Доверитель свободен в выборе представителя, за исключением случаев, прямо запрещённых законом: так, нельзя выдать доверенность лицу, лишённому соответствующего статуса (например, дисквалифицированному руководителю в отношении представления интересов организации). Возможна и выдача доверенности нескольким представителям одновременно: в таком случае, по правилу пункта 5 статьи 185 ГК РФ, каждый из представителей действует самостоятельно либо совместно с другими — это должно быть прямо указано в тексте доверенности.

Форма доверенности: простая письменная или нотариальная

Доверенность от юридического лица в общем случае выдаётся в простой письменной форме за подписью лица, имеющего право подписи. С 1 сентября 2013 года статья 185.1 ГК РФ не требует обязательного приложения печати юридического лица — печать ставится, если её наличие предусмотрено уставом или внутренними документами общества. Однако на практике большинство государственных органов и контрагентов воспринимают доверенность от организации без печати с осторожностью, поэтому ставить печать (если она имеется) целесообразно.

Для физических лиц форма доверенности зависит от характера полномочий. В соответствии с пунктом 1 статьи 185.1 ГК РФ, нотариальное удостоверение требуется для доверенностей: (i) на совершение сделок, требующих нотариальной формы; (ii) на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок; (iii) на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами; (iv) для доверенностей в порядке передоверия (кроме случаев, предусмотренных пунктом 3 статьи 187 ГК РФ). Для получения документов нотариальная форма требуется в довольно ограниченном круге случаев — например, когда речь идёт об учредительных документах юридического лица, в отношении которого осуществляется регистрация изменений, или когда документ выступает основанием для последующего совершения нотариальной сделки.

Особый режим установлен для получения медицинских документов и сведений, составляющих врачебную тайну: одной доверенности недостаточно — необходимо отдельное письменное согласие пациента на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, оформленное в соответствии с частью 4 статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ. Это согласие может быть инкорпорировано в текст доверенности либо оформлено отдельным документом; принципиально важно, что в нём должны быть указаны конкретные сведения, разглашение которых разрешено, и круг лиц, которым они могут быть переданы.

Срок действия и его влияние на использование доверенности

По общему правилу пункта 1 статьи 186 ГК РФ, если в доверенности срок её действия не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня её совершения. До 1 сентября 2013 года максимальный срок доверенности был ограничен тремя годами, после этой даты ограничение снято — доверенность может быть выдана на любой срок, в том числе на пять, десять, двадцать лет. При этом доверенность, в которой не указана дата её совершения, ничтожна (пункт 1 статьи 186 ГК РФ): это правило абсолютное и не допускает исключений. Если на доверенности дата написана прописью, но указано «Двадцать пятое число» без указания месяца и года, либо дата явно нечитаема, такая доверенность будет признана ничтожной, а действия представителя на её основании — несостоявшимися.

Для доверенности на получение документов рекомендуется указывать конкретный срок: один год для разовых поручений, два-три года — для длительных программ взаимодействия с государственными органами (например, в холдинговых структурах). Указание слишком длинного срока (например, десять лет) создаёт риск злоупотреблений со стороны представителя в случае, если доверитель забудет о выданной доверенности и не отменит её своевременно. Если доверенность выдана для совершения действий за пределами Российской Федерации (в консульствах, посольствах) и удостоверена нотариально, она сохраняет силу до её отмены — но только в той мере, в которой это допускается законодательством соответствующего государства.

Передоверие: когда оно допустимо

Институт передоверия урегулирован статьёй 187 ГК РФ. По общему правилу представитель должен лично совершать те действия, на которые он уполномочен, и вправе передоверить их совершение другому лицу только в двух случаях: (i) если право на передоверие прямо предусмотрено в доверенности; (ii) если представитель вынужден совершить передоверие в силу обстоятельств для охраны интересов доверителя и не имеет возможности получить его согласие. Доверенность в порядке передоверия должна быть нотариально удостоверена (за исключением случаев, прямо предусмотренных пунктом 3 статьи 187 ГК РФ — в частности, для доверенностей, выдаваемых юридическими лицами в порядке передоверия от руководителей филиалов и представительств).

Для доверенности на получение документов передоверие следует допускать с большой осторожностью. Если речь идёт о получении документов, содержащих персональные данные, сведения о состоянии здоровья, банковскую тайну, передача полномочий третьему лицу может привести к нарушению режима этих сведений и стать основанием для административной или гражданско-правовой ответственности. Если же передоверие необходимо (например, представитель командирован, но не успел получить документы лично), целесообразно либо отказаться от передоверия и выдать новую самостоятельную доверенность на резервного представителя, либо ограничить передоверие конкретным кругом действий и сроком, не выходящим за пределы основной доверенности.

Конкретные виды доверенностей на получение документов

Доверенность на получение документов в государственных органах

Универсальная доверенность на получение документов в любых государственных органах в простой письменной форме допустима, но требует внимания к деталям. Каждое ведомство имеет свои регламенты предоставления услуг, и формулировки полномочий должны учитывать эти регламенты. Если речь идёт о подаче заявлений через многофункциональные центры или портал «Госуслуги», применяются положения Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ, в том числе нормы об обжаловании отказов в предоставлении услуг (статьи 11.1 и 11.2). При обжаловании действий должностных лиц государственных органов через суды общей юрисдикции применяется глава 22 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Доверенность на получение документов в Росреестре

В соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», запрос сведений из ЕГРН и получение результатов учётно-регистрационных действий могут осуществляться как непосредственно правообладателем, так и его представителем. Доверенность на получение выписок из ЕГРН в простой письменной форме допустима для большинства видов выписок: об объекте недвижимости, о переходе прав, о кадастровой стоимости. Однако если представитель должен также подписывать заявления о государственной регистрации прав или о государственном кадастровом учёте, доверенность должна быть нотариально удостоверенной — это требование вытекает из статьи 185.1 ГК РФ и подтверждено практикой Росреестра. Для получения выписки с расширенными сведениями (содержащей персональные данные правообладателя) представитель должен быть либо собственником, либо иметь нотариально удостоверенную доверенность с прямым указанием на право получения такой выписки.

Доверенность на получение архивных справок

Получение архивных справок и копий архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Доверенность на получение архивных справок может быть выдана в простой письменной форме. Однако если архивная справка касается восстановления родственных связей умершего лица или подтверждения права на наследство, и поверенный действует от имени наследника, рекомендуется нотариальная форма — это упростит признание представителя надлежащим со стороны архивных учреждений. Регламенты ведомственных архивов (МВД, Минобороны, ФСБ) могут устанавливать дополнительные требования к форме и содержанию доверенности; их следует уточнять перед обращением.

Доверенность на получение медицинских документов

Получение медицинской документации и сведений о состоянии здоровья регулируется Федеральным законом от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», в частности частью 4 статьи 13. Принципиальная особенность состоит в том, что одной доверенности недостаточно — представителю должно быть предоставлено отдельное письменное согласие пациента на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну. Это согласие может быть инкорпорировано в текст доверенности либо оформлено отдельно. Порядок предоставления медицинских документов и копий из них определён приказом Минздрава России от 31.07.2020 № 789н. На запрос медицинской документации действует общий 30-дневный срок ответа.

Доверенность на получение трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения. По нормам статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, если работник в день увольнения не получил трудовую книжку, она может быть отправлена ему по почте или выдана по доверенности уполномоченному лицу. Дополнительно по правилам статьи 62 Трудового кодекса работник имеет право в любой момент в течение трёх рабочих дней получить копии документов, связанных с работой. После перехода на электронные трудовые книжки в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса доверенностью охватывается получение формы СТД-Р, а в случае ликвидации работодателя — получение формы СТД-СФР непосредственно в Социальном фонде России в порядке Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Доверенность для получения трудовой книжки достаточна в простой письменной форме.

Доверенность на получение свидетельства о браке (рождении)

Получение повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния регулируется Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». В соответствии со статьёй 9 этого закона, повторные свидетельства и справки об актах гражданского состояния могут быть выданы лицу, в отношении которого была составлена запись, а также по доверенности — лицу, специально уполномоченному. Доверенность на получение свидетельства о браке, о рождении или о расторжении брака допустима в простой письменной форме, но многие отделы ЗАГС на практике требуют нотариальную доверенность, ссылаясь на необходимость идентификации представителя. Государственная пошлина за выдачу повторного свидетельства составляет 350 рублей по подпункту 6 пункта 1 статьи 333.26 Налогового кодекса Российской Федерации.

Доверенность на получение учредительных документов

Доверенность на получение учредительных документов юридического лица в Федеральной налоговой службе оформляется в простой письменной форме за подписью единоличного исполнительного органа или лица, имеющего право подписи по уставу. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не содержит специальных требований к форме такой доверенности. Однако в отношении подачи заявлений о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ доверенность от физического лица или индивидуального предпринимателя должна быть нотариально удостоверенной — это прямо предусмотрено приказами ФНС России о формах документов, представляемых для государственной регистрации. Дубликаты утраченных учредительных документов или свидетельств о постановке на налоговый учёт можно получать также по простой письменной доверенности.

Доверенность на получение справок

Доверенность на получение справок в различных государственных органах и организациях допустима в простой письменной форме. Если справка содержит сведения, составляющие банковскую тайну (например, выписки по счетам), применяются нормы статьи 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»: справку с такими сведениями банк выдаёт только клиенту или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности; либо — для юридических лиц — по доверенности, оформленной в порядке, установленном внутренними документами организации (но с обязательным указанием права на получение сведений по счёту). Получение справок об отсутствии задолженности по налогам в простой письменной форме допустимо.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) для электронного взаимодействия

Для электронного взаимодействия с государственными органами и контрагентами используется машиночитаемая доверенность — структурированный электронный документ в формате XML по утверждённой ФНС России схеме, подписанный квалифицированной электронной подписью доверителя и зарегистрированный в распределённом реестре. С 1 сентября 2023 года применение МЧД для большинства видов электронного взаимодействия от имени юридических лиц через работников стало обязательным. Подробности и актуальные требования размещены на официальном сайте ФНС России. При электронном получении документов через личный кабинет налогоплательщика, через ЛК Росреестра, через системы СФР и через портал «Госуслуги» использование МЧД отдельно от бумажной доверенности, либо в дополнение к ней, является технически необходимым: без действующей МЧД доступ к юридически значимым действиям через ЭДО невозможен.

Отмена доверенности

Доверитель может в любое время отменить выданную доверенность — это его безусловное право, закреплённое в статье 188 ГК РФ. Порядок отмены установлен статьёй 189 ГК РФ: доверитель обязан незамедлительно известить об отмене как представителя, так и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность. Сведения об отмене нотариально удостоверенной доверенности подлежат внесению в реестр отменённых доверенностей единой информационной системы нотариата — в соответствии со статьёй 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. С момента внесения сведений в реестр доверенность считается отменённой для всех третьих лиц независимо от направления им индивидуальных уведомлений: проверить статус нотариально удостоверенной доверенности можно через публичный сервис на сайте Федеральной нотариальной палаты.

Типичные ошибки при оформлении

Первая и самая частая ошибка — слишком общие формулировки полномочий. Указание «представлять интересы во всех государственных органах и организациях по всем вопросам» юридически действительно, но на практике приводит к отказам в выдаче документов: должностное лицо обоснованно требует конкретики. Универсальные формулировки должны сопровождаться перечнем конкретных действий, которые представитель уполномочен совершать.

Вторая ошибка — отсутствие даты выдачи. Это нарушение делает доверенность ничтожной независимо от того, насколько корректно сформулирован основной текст. Дата должна быть указана прописью либо в смешанной форме (день — прописью, месяц и год — прописью или цифрами); главное — она должна быть однозначно читаема.

Третья ошибка — выдача доверенности в простой письменной форме там, где требуется нотариальная форма. Самые распространённые случаи: доверенность от физического лица на распоряжение недвижимостью, на государственную регистрацию прав, на получение медицинской документации без отдельного согласия на разглашение врачебной тайны. Если в дальнейшем потребуется судебная защита, недействительность доверенности может стать основанием для признания совершённых действий нелегитимными.

Четвёртая ошибка — игнорирование требований специальных регламентов. Каждое государственное ведомство имеет свои подзаконные акты, регулирующие порядок предоставления услуг, и формулировки доверенности должны учитывать эти требования. Например, для подачи документов в Росреестр через нотариуса требуется указать в доверенности право на нотариальную передачу документов; для получения выписки из ЕГРН с расширенными сведениями — отдельно указать на это право.

Пятая ошибка — отсутствие подписи представителя. Удостоверение подписи представителя самим доверителем не является обязательным реквизитом, но существенно снижает риски — позволяет третьим лицам сравнить подпись на принимаемых документах с образцом и тем самым исключить случаи использования доверенности неуполномоченным лицом.

Пошаговый алгоритм оформления

Шаг первый. Определить юридическую цель: какие именно документы и в каком объёме необходимо получить, в каких органах или организациях, в какой срок. Чем точнее цель, тем точнее формулировки полномочий.

Шаг второй. Выбрать форму. Если в перечне планируемых действий есть хотя бы одно, требующее нотариальной формы, вся доверенность должна быть нотариально удостоверенной. Если все действия допускают простую письменную форму, доверенность может быть оформлена самостоятельно.

Шаг третий. Подготовить текст. Использовать эталонный образец доверенности, размещённый на маркетплейсе legalwording.ru: он гарантирует соответствие действующему законодательству и правильное оформление реквизитов. В тексте обязательно указать: место и дату выдачи; полные реквизиты доверителя; полные реквизиты представителя; чётко сформулированный объём полномочий с привязкой к конкретным органам, документам, действиям; срок действия; право (отсутствие права) передоверия; подпись доверителя; — для юридического лица также печать (при наличии).

Шаг четвёртый. Удостоверение. При нотариальной форме — обращение к нотариусу. Стоимость нотариального удостоверения доверенности на получение документов от физического лица — 200 рублей государственной пошлины (пункт 1 статьи 333.24 НК РФ) плюс плата за правовую и техническую работу нотариуса (устанавливается ежегодно Федеральной нотариальной палатой и нотариальными палатами субъектов Российской Федерации). При простой письменной форме никаких дополнительных удостоверений не требуется.

Шаг пятый. Передача представителю и регистрация. Оригинал доверенности следует передавать представителю с актом приёма-передачи; копию рекомендуется хранить у доверителя. Если выдаётся МЧД, требуется регистрация в распределённом реестре в порядке, установленном ФНС России.

Шаг шестой. Контроль использования и своевременная отмена. Доверитель должен вести учёт выданных доверенностей и при наступлении обстоятельств, делающих представительство нецелесообразным (увольнение работника, изменение целей, утрата доверия), своевременно отменять доверенность в порядке статей 188–189 ГК РФ.

FAQ — часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать доверенность на получение документов от руки? Да, доверенность от физического лица в простой письменной форме может быть написана от руки. Главное — соблюсти обязательные реквизиты: дату совершения, полные данные доверителя и представителя, чёткие формулировки полномочий, срок действия, подпись доверителя. От юридического лица доверенность всегда оформляется на компьютере или печатной машинке (на практике — на компьютере), потому что должна содержать корректно указанные реквизиты, ОГРН, ИНН и подпись уполномоченного лица.

Сколько действует доверенность, если в ней не указан срок? По общему правилу пункта 1 статьи 186 ГК РФ — один год со дня её совершения. Если в самом тексте срок указан (например, «настоящая доверенность действительна в течение трёх лет»), действует указанный срок. Если доверенность нотариально удостоверена и предназначена для совершения действий за пределами Российской Федерации, она сохраняет силу до отмены — однако только в той мере, в какой это допускается законодательством соответствующего государства.

Можно ли отозвать (отменить) доверенность на следующий день после её выдачи? Да, право доверителя на отмену доверенности безусловно и не ограничено никаким минимальным сроком. Доверитель может отменить доверенность даже через час после её выдачи. Принципиально важно соблюсти порядок отмены: уведомить представителя и заинтересованных третьих лиц; для нотариально удостоверенной доверенности — внести сведения в реестр отменённых доверенностей единой информационной системы нотариата.

Что делать, если поверенный не возвращает оригинал отменённой доверенности? По правилу пункта 3 статьи 189 ГК РФ поверенный обязан незамедлительно возвратить оригинал доверенности после её прекращения. Если он этого не делает, доверитель может направить заказное письмо с требованием о возврате, а в случае его игнорирования — обратиться в суд. Однако независимо от факта возврата оригинала, доверенность считается отменённой с момента, когда поверенный узнал или должен был узнать о её отмене, и любые его действия после этого момента не создают для доверителя юридических последствий.

Действует ли доверенность после смерти доверителя? Нет. По правилу подпункта 5 пункта 1 статьи 188 ГК РФ доверенность прекращается со смертью гражданина, выдавшего доверенность, признанием его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим. Аналогично доверенность прекращается со смертью гражданина-представителя. Для юридических лиц основанием прекращения доверенности является прекращение существования юридического лица (ликвидация, исключение из ЕГРЮЛ).

Можно ли выдать одну доверенность на нескольких представителей? Да. По правилу пункта 5 статьи 185 ГК РФ полномочия могут быть предоставлены нескольким представителям одновременно. В тексте доверенности должно быть прямо указано, действуют ли представители самостоятельно (каждый из них вправе совершать действия независимо от остальных) или совместно (все действия должны совершаться одновременно всеми представителями). По умолчанию (если не указано иное) представители действуют самостоятельно.

Нужно ли отдельное согласие на обработку персональных данных? Да, если поверенный будет получать документы, содержащие персональные данные доверителя (большинство справок, выписок, копий документов). В тексте доверенности достаточно сделать ссылку на пункт 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в силу которого согласие субъекта персональных данных не требуется, если обработка осуществляется во исполнение договора (включая поручение) с этим субъектом. Однако в практическом отношении полезно прямо включить в текст доверенности фразу о том, что доверитель даёт согласие на обработку своих персональных данных в объёме, необходимом для выполнения поручения.

В каких случаях МФЦ может отказать в приёме документов от представителя? Основания отказа в приёме документов в МФЦ перечислены в Федеральном законе от 27.07.2010 № 210-ФЗ и в административных регламентах оказания соответствующих услуг. Наиболее частые: отсутствие документов, удостоверяющих личность представителя; несоответствие представленной доверенности требованиям закона (нет даты совершения, нет подписи, истёк срок); отсутствие полномочий на совершение конкретного действия в тексте доверенности. Каждый отказ должен быть мотивирован в письменной форме и может быть обжалован в досудебном порядке.

Заключение

Доверенность на получение документов — инструмент, в котором юридическая точность важнее объёма. Излишне общие формулировки приводят к отказам, излишне узкие — к необходимости постоянно выдавать новые доверенности под каждую задачу. Оптимальный подход — выдавать доверенности под конкретные группы однотипных задач (получение справок об отсутствии задолженности, получение учредительных документов, получение медицинской документации и т.д.), с чётко сформулированными полномочиями и разумным сроком действия. Применение эталонных шаблонов маркетплейса legalwording.ru снижает риск ошибок и позволяет адаптировать доверенность под конкретную ситуацию за несколько минут, а не за несколько часов работы юриста.