Заключение и подписание договора

Заключение и подписание договора — документы завершающего этапа сделки: подтверждение полномочий подписанта, порядок подписания, регистрация договора и его последующее хранение.

Пять блоков: Полномочия на подписание, Порядок подписания договора, Регистрация и учёт договоров, Хранение и архив договоров, Электронная подпись и ЭДО. Наполнение — доверенность на заключение договоров, запрос подтверждения полномочий, лист подписания, журнал регистрации, карточка договора, номенклатура дел договорного отдела, опись архива и памятка по машиночитаемой доверенности.

Пригодится юристу, делопроизводителю и контракт-менеджеру. Типичные поводы: переход на электронный документооборот, ревизия бумажного архива, работа с филиалами, где подписывают по доверенности.

Полномочия проверяйте на дату подписания, а не на дату получения документов: доверенность могла быть отозвана, а руководитель — смениться. Подписанный неуполномоченным лицом договор оспаривают чаще, чем кажется. При переходе на ЭДО заранее согласуйте с контрагентом порядок обмена и хранения файлов. Иначе через год восстановить подписанный экземпляр будет сложнее, чем найти бумажный.