Готовый регламент: Порядок взаимодействия с нотариусом для компании

РУКОВОДСТВО

ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С НОТАРИУСОМ

Общие положения

Планируйте заранее. Любое нотариальное действие требует времени. Начинайте процедуру как минимум за 2-3 рабочих дня до желаемой даты.

Предварительная оплата — обязательна. Нотариус приступает к работе только после получения оплаты. При запросе стоимости не забывайте указывать, что счет необходимо выставить на нашу компанию, и своевременно передавайте его в бухгалтерию для оплаты с отнесением на ваш центр затрат (МВЗ).

Четко формулируйте запрос. При обращении к нотариусу сразу указывайте, какое действие требуется, и прикладывайте все необходимые документы. Это ускорит процесс.

Юридическая проверка. Доверенности и другие сложные документы перед передачей нотариусу обязательно проходят согласование с юридическим департаментом.

Цели обращения к нотариусу

1. Заверение копий документов

Эта процедура необходима, когда требуется официальное подтверждение того, что копия полностью соответствует оригиналу.

Шаг 1: Запрос и оплата

Вы (инициатор запроса) направляете на электронную почту нотариуса (см. раздел «Контакты») письмо с запросом.

Тема письма: «Заверение копий документов для ООО "Наименование компании"».

В письме укажите:

Перечень документов, копии которых нужно заверить.

Количество заверенных копий для каждого документа.

Приложите сканы оригиналов.

Запросите счет на оплату и организуйте его оплату через бухгалтерию. Альтернативно организуйте оплату наличными денежными средствами с последующим оформлением авансового отчета в бухгалтерии.

Шаг 2: Передача оригиналов

После подтверждения оплаты свяжитесь с нотариусом и договоритесь о времени передачи оригиналов.

…